Contratos de fornecedores do condomínio: checklist para revisar antes de renovar no fim do ano

Sumário

• Inventário dos contratos
• Entregue x contratado
• Decisão, orçamento e assembleia
• Checklist final
• Em resumo
• FAQ

Em novembro, a administradora e o síndico podem revisar os contratos que atravessam a virada do ano. Limpeza, portaria terceirizada, elevadores, bombas, portões, CFTV, dedetização, jardinagem, sistemas e aplicativos podem vencer, reajustar ou renovar automaticamente.

A rotina não é renovar tudo por hábito. É conferir o que foi contratado, o que foi entregue e se convém renovar, renegociar, cotar novamente ou encerrar, sempre conforme o próprio contrato e as regras internas.

Inventário dos contratos

Monte uma planilha com objeto, fornecedor, valor, vigência, renovação automática, aviso prévio, índice de reajuste e eventual multa, sempre conforme o documento. Registre também responsáveis, canais de atendimento e arquivos disponíveis. Anote a data-limite do aviso prévio de cada contrato, conforme o próprio documento, para não perder a janela e deixar o contrato renovar sozinho.

Esse controle se relaciona ao art. 1.348, V, do Código Civil: o síndico deve diligenciar a conservação e a guarda das partes comuns e zelar pela prestação dos serviços que interessem aos possuidores.

Entregue x contratado

Compare o contrato com visitas, relatórios, ordens de serviço, chamados e tempo de atendimento. Em elevadores, bombas e portões, confira registros de manutenção e pendências. De cada fornecedor, separe comprovantes de regularidade, seguro e responsável técnico ou ART quando o serviço exigir; das terceirizadas de limpeza e portaria, também os comprovantes dos encargos dos funcionários.

Se a equipe for terceirizada, a análise pode conversar com a contratação direta ou terceirização de funcionários. Para equipamentos, relacione o histórico ao plano de manutenção preventiva de elevadores.

Decisão, orçamento e assembleia

Compare novas propostas apenas quando tiverem escopos equivalentes. Quantos orçamentos pedir depende do que a convenção ou a assembleia exigirem. Leve o impacto para a previsão orçamentária do condomínio.

O art. 1.348, VI, atribui ao síndico o orçamento anual; o art. 1.348, VIII, trata da prestação de contas. Pelo art. 1.348, § 2º, funções administrativas podem ser transferidas, total ou parcialmente, mediante aprovação da assembleia, salvo disposição contrária da convenção. A administradora pode conduzir a operação, mas decisão e assinatura devem respeitar as regras do condomínio. Pelo art. 1.350, a assembleia anual aprova orçamento, contribuições e contas.

Registre a decisão e arquive propostas, contrato ou aditivo. A documentação também facilita a prestação de contas do condomínio. Evite alterações combinadas apenas de boca.

Checklist final

• Conferir vigência, renovação e aviso prévio.
• Comparar escopo contratado e entregas do ano.
• Separar documentos e pendências do fornecedor.
• Decidir entre renovar, renegociar, cotar ou encerrar.
• Lançar impactos na previsão orçamentária.
• Registrar a decisão e arquivar os documentos.

Em resumo

A revisão de novembro transforma contratos dispersos em uma decisão documentada. O síndico fiscaliza, a administradora organiza, o orçamento incorpora os impactos e a assembleia delibera quando necessário.

FAQ

É obrigatório cotar todo ano?

Depende da convenção e do que a assembleia tiver decidido. Na prática, vale cotar de novo quando o serviço deixou a desejar ou o reajuste pesou no orçamento.

E se houver renovação automática?

Confira a cláusula, o aviso e a forma de comunicação previstos no próprio contrato.

A administradora pode assinar sozinha?

Pode executar funções transferidas conforme o art. 1.348, § 2º, mas decisão e assinatura devem seguir convenção e aprovação exigida.