Balancete mensal do condomínio: o que o síndico e o conselho conferem antes de aprovar

Sumário

• O que vem no pacote mensal
• Checklist de conferência
• Como registrar dúvidas e evitar erros
• Em resumo
• FAQ

O que vem no pacote mensal

Na rotina da administradora, o pacote mensal reúne o demonstrativo de receitas e despesas, os extratos bancários, os comprovantes de pagamento, o relatório de inadimplência e a posição do fundo de reserva. Em novembro e dezembro, vale separar também 13º, férias, renovação de contratos e itens que já devem aparecer na previsão orçamentária.

O balancete mensal não é uma exigência expressa do Código Civil. Ele costuma resultar da convenção, do contrato com a administradora ou de uma boa prática de acompanhamento. Já o art. 1.348, VIII, atribui ao síndico o dever de prestar contas à assembleia, anualmente e quando exigidas. A administradora pode executar a rotina financeira, mas isso não elimina a responsabilidade do síndico pela prestação de contas.

O art. 1.348, § 2º, permite transferir funções administrativas a outra pessoa, com aprovação da assembleia, salvo disposição contrária da convenção. Na prática, a administradora organiza documentos e relatórios; o síndico acompanha, esclarece e leva as contas à assembleia. Pelo art. 1.350, a reunião anual aprova orçamento, contribuições e prestação de contas. Se houver conselho fiscal, o art. 1.356 prevê três membros eleitos pela assembleia, por até dois anos, para emitir parecer sobre as contas. O conselho opina; quem aprova é a assembleia.

Checklist de conferência

• O saldo final do balancete é igual ao saldo do extrato bancário?
• Cada despesa tem nota fiscal e comprovante de pagamento?
• As despesas foram comparadas com a previsão orçamentária?
• A receita realizada corresponde ao que foi boletado?
• A inadimplência está discriminada por unidade?
• O fundo de reserva aparece em controle separado do caixa ordinário?
• As provisões de 13º e férias foram lançadas?

Como registrar dúvidas e evitar erros

A conferência funciona melhor quando síndico e conselho anotam dúvida, competência, valor e documento relacionado. Em vez de esperar a assembleia anual, enviem uma lista objetiva à administradora e guardem a resposta junto ao balancete. A prestação de contas fica mais clara quando cada lançamento pode ser localizado.

Os erros mais comuns são aprovar sem olhar o extrato, acumular dúvidas para a assembleia, misturar fundo de reserva com caixa ordinário e aceitar despesa sem documento. Em períodos de gastos sazonais, também ajuda conferir o 13º dos funcionários antes de fechar o mês.

Em resumo

O balancete mensal é uma ferramenta de acompanhamento, não uma obrigação mensal expressa do Código Civil. A administradora prepara o pacote, o síndico coordena a prestação de contas e o conselho, quando houver, emite parecer. A aprovação final das contas ocorre na assembleia anual prevista no art. 1.350.

FAQ

O conselho fiscal aprova as contas?

Não. O conselho examina os documentos e emite parecer. A aprovação cabe à assembleia.

O balancete mensal é obrigatório por lei?

Não há exigência expressa no Código Civil. A obrigação pode vir da convenção, do contrato ou da rotina adotada pelo condomínio.

O que fazer quando falta um comprovante?

Anote o lançamento, peça o documento à administradora e deixe a pendência registrada antes de concluir a conferência.